A burocracia é um grave problema que permeia várias esferas da sociedade brasileira. Essa burocratização envolve uma quantidade de tempo e de recursos nada simples. Desde a emissão de uma carteira de motorista até o reconhecimento de um título de mestrado. Se estendendo principalmente pelo mundo dos negócios.

O brasileiro enfrenta muitos obstáculos para abrir ou para fechar uma empresa. Conseguir as licenças operacionais e as de construção, e principalmente, pagar os impostos. Além de regularizar sua situação com o fisco, por exemplo.

De acordo com o estudo Paying Taxes realizado pela Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE), o Brasil é o país com a maior burocracia fiscal do mundo, gastando em média 2600 horas por ano para administrar impostos. Além de ter uma carga tributária elevada, a deficiência fiscal brasileira é evidenciada pela burocracia, se comparada a outros países.

Isso contribui ainda para que o país caia em rankings de competitividade. Nos últimos 5 anos, o Brasil caiu dez posições no ranking de competitividade da escola de negócios suíça IMD, que é realizado desde 1989. De acordo com o levantamento, o aspecto que mais inviabiliza o aumento da competitividade do país é a crise política e econômica, seguida pela corrupção e pelos processos burocráticos.

No ranking, o Brasil é considerado o segundo pior país da América, na 57ª posição em 2016. O Brasil foi ainda comparado à Venezuela em relação aos problemas políticos como a “raiz da baixa eficiência governamental que os puxa para baixo no ranking”.

Para entender melhor o que é o SPED fiscal e a importância da automatização para que as empresas o entreguem de forma correta, acompanhe o nosso post.

O que é SPED fiscal?

O Sistema Público de Escrituração Digital, conhecido como SPED, foi criado pelo Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e é o processo de escrituração da Receita Federal que tem facilitado e desburocratizado o pagamento de impostos pelas pequenas e médias empresas brasileiras.

Esse sistema é dividido em três etapas, com o objetivo de tentar simplificar o pagamento das contribuições de maneira informatizada. São elas: o SPED fiscal, conhecido internamente na Receita por Escrituração Fiscal Digital (EFD), além da Escrituração Contábil Digital (ECD) e da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

O SPED fiscal é um arquivo digital que armazena todas as informações e documentos referentes aos fiscos federal, estadual e municipal. Todos esses dados são relacionados ao período em que o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) são apurados.

Como funciona?

As pequenas e médias empresas precisam apresentar o SPED fiscal, que representa a sua respectiva escrituração, de acordo com as previsões da legislação tributária. O SPED fiscal serve para facilitar a entrega da documentação que é responsabilidade das pequenas e médias empresas, que precisam gerar esse arquivo e realizar o procedimento mensalmente.

Por ser digital, esse novo procedimento é mais ágil, menos burocrático e mais eficaz. Isso porque as empresas não precisam reunir toda documentação contábil de forma física, acumulando papéis, e a Receita Federal ainda é favorecida por ter maior controle e mais facilidade de fiscalização de todo o processo.

A Escrituração Fiscal Digital (EFD) tem de ser entregue por meio de um arquivo em formato digital que precisa ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), disponível no próprio sistema da Receita. O arquivo digital precisa ainda ser assinado usando a certificação A1 ou A3 que deve ser emitida por uma entidade credenciada, por meio de um certificado digital (e-CNPJ).

Como automatizar o processo?

O sistema do SPED é bem complexo e exige muita atenção do contribuinte durante o preenchimento dos campos. São muitos os problemas que podem acontecer no preenchimento e na entrega do SPED fiscal. Esses principais erros podem ser evitados, caso a sua empresa tenha um software que automatize todos os processos fiscais e facilite a entrega do SPED fiscal.

Dentre os principais problemas que acontecem na entrega do SPED fiscal, principalmente, para quem não faz a automatização do processo, estão:

  • a falta de Notas Fiscais emitidas contra o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) na escrituração do SPED;
  • a escrituração de notas com erros na emissão no que diz respeito ao Código de Situação Tributária (CST), ao Código Fiscal de Operações e de Prestações das Entradas de Mercadorias e Bens e da Aquisição de Serviços (CFOP) e aos impostos por produto;
  • as informações erradas no Cadastro de Terceiros e Clientes;
  • a comercialização com empresas inaptas.

Para resolver os problemas da falta de notas fiscais emitidas com CNPJ na escrituração do SPED, é preciso garantir o recebimento das notas no prazo certo, emitida pelos fornecedores da sua empresa em formato digital, bem como o armazenamento seguro desses documentos durante 5 anos fiscais — prazo que a Receita tem para auditar o SPED. Sendo assim, é preciso ter um software específico que vai facilitar a gestão da sua empresa.

Para evitar o outro problema das notas emitidas com erros quanto aos códigos e impostos, também é indispensável o uso de sistemas tecnológicos que identifiquem e alertem sobre os possíveis erros. É impossível analisar a complexidade dessas questões com apenas documentos físicos e a olho nu. As empresas devem ainda usar os softwares para automatizar a conferência do Cadastro de Terceiros. E atualizar a base de dados do sistema.

Vale lembrar que existem ainda outros tantos problemas relacionados ao preenchimento e a entrega do SPED fiscal. Além desses que citamos anteriormente. Portanto, ter um sistema para automatizar o processo do SPED fiscal da sua empresa trará mais agilidade. Além de economia de tempo e gastos futuros, além do melhor controle da fiscalização.

Isso tudo permite que as informações da sua empresa tenham maior legitimidade junto à Receita Federal. Por isso, é importante pensar em investir nessa solução. Para evitar prejuízos futuros diante de erros simples que podem ser sanados com a aquisição de um software.

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