automação comercial

Em tempos de turbulência na economia e de aumento na concorrência, cada vez mais pequenas e médias empresas enxergam que o caminho para a sobrevivência no mercado — e, por que não, para o sucesso — passa por otimizar a gestão da operação por meio da automação comercial.

Integração de informações, planejamento fiscal e diminuição de erros no lançamento de dados. Essas são só algumas das atividades que uma ferramenta de automação comercial pode realizar para sua empresa.

Mas, para chegar lá, é preciso primeiro entender como funciona a automação comercial no varejo e quais os benefícios que ela pode trazer para o seu negócio. Quer saber mais? Confira!

Afinal, o que é a automação comercial?

Como toda atividade, o varejo sempre passou por diversos momentos de evolução em seus processos, buscando se adequar às novas necessidades do consumidor.

Atualmente, o mercado mudou e o consumidor de hoje tem o poder nas mãos: acesso irrestrito à informação e a um mercado global e aquecido. Quem quer acompanhar essas mudanças e se manter à frente na escolha do cliente, deve procurar otimizar sua gestão, aliando velocidade à qualidade.

A primeira coisa que você precisa entender é que automação comercial é, definitivamente, muito mais do que substituir cadernos de anotação ou planilhas de Excel por computadores. De fato, o processo resume-se, basicamente, a um conjunto de métodos e ferramentas que visam mecanizar, e consequentemente agilizar, processos manuais. E é para isso que um sistema de automação comercial serve. Ele se utiliza de softwares — os chamados ERPs (Enterprise Resource Planning) — para cuidar das atividades do seu comércio e facilitar as tarefas de gestão do dia a dia, automatizando o máximo de processos.

Dessa forma, tarefas suscetíveis a falhas, como cálculos e atualização de planilhas, podem ser realizadas com mais segurança e eficiência, uma vez que passarão a ser gerenciadas por um software de gestão.

E quais os benefícios da automação comercial para o meu varejo?

Independentemente do tamanho e do segmento de atuação do seu negócio, os benefícios da automação comercial — aplicada adequadamente conforme as necessidades da empresa — são garantidos: redução de mão de obra e despesas, otimização de processos internos e aumento da capacidade de controle gerencial e operacional. Listamos abaixo mais benefícios para que você entenda por que deve fazer esse investimento agora mesmo! Veja:

Eficiência

A automação comercial eliminará processos que já não se adequam à rotina do seu negócio e reduz o trabalho manual na hora de extrair dados. A automação também tornará ágil a compilação das informações e geração de relatórios para otimizar sua tomada de decisões estratégicas.

Uma vez que será possível identificar a representatividade de cada setor para a empresa e suas respectivas defasagens, é possível desenvolver um planejamento que reduza ou elimine problemas que afetam o desempenho e impedem sua otimização. Nesse sentido, a automação ainda apoiará a implementação de ações em curto, médio e longo prazo para que o varejista obtenha melhores resultados.

Ao colaborar para a eficiência dos processos empresariais, a automação comercial ainda impactará diretamente a redução de custos. Com acesso, em tempo real, às informações disponibilizadas pelo ERP, o varejista conhecerá de forma detalhada quais setores têm gastos além do esperado e, assim, poderá reduzir desperdícios.

Eficiência no relacionamento com os clientes

Essa talvez seja um dos mais importantes atributos de um software de automação comercial. Algumas ferramentas permitem, por exemplo, levantar o perfil dos clientes (e criar estratégias mais específicas para os públicos certos), programar envio de mensagens automáticas e identificar os consumidores que mais contribuem para o faturamento da empresa (e criar estratégias para recompensá-los). Esses fatores vão colaborar para melhorar o atendimento que um cliente recebe da sua empresa. E um cliente bem atendido é, geralmente, um cliente satisfeito, certo?

Informações integradas

Em vez de ter seus funcionários realizando tarefas em plataformas diversas, sem a integração dos dados, você terá disponível um sistema que reunirá tudo, facilitando a identificação de falhas e aumentando a fluidez dos processos.

Se você vive em um mundo em que uma mesma informação precisa ser lançada em dez planilhas diferentes, saiba que isso é coisa do passado. A automação comercial permite que uma vez registrado, um dado fique automática e instantaneamente disponível para todos os colaboradores que precisam dele para realizar qualquer etapa do processo.

A partir do momento que um vendedor lança a saída de um determinado produto que é o último do estoque, por exemplo, a contabilidade processa a nota fiscal, toda a equipe comercial sabe que aquele item está indisponível e o setor de compras já pode providenciar um novo pedido — para que o próximo cliente que queira adquirir aquele produto possa ser informado quando ele estiver disponível novamente.   

A partir da utilização de um sistema ERP, todas as informações passam a compor um único sistema e a ineficiência dos processos operacionais é eliminada. Todos os setores têm acesso a todas as movimentações realizadas na empresa, com acesso a qualquer hora e em qualquer lugar, uma vez que os dados estarão armazenados em uma base de dados consolidada.

Dessa forma, a automação auxiliará diretamente no controle sobre o estoque. Se antigamente a reunião de todas as informações era feita manualmente, com o uso de planilhas, o ERP permite que sejam integrados os dados dos setores de compras, vendas e logística. Todos os processos operacionais relacionados à armazenagem, controle e movimentação de estoque são feitos com maior agilidade e eficiência.

Desde o momento em que os clientes realizarem os pedidos até a saída do produto, o varejista poderá monitorar e controlar todo o estoque.

Controle de estoque

Se sua empresa atua no setor varejista, saiba que possuir ferramentas capazes de controlar e gerenciar o estoque aumenta a capacidade de observar, de forma mais ampla e efetiva, entradas e saídas e, consequentemente, reduz a possibilidade de erros. Vale ressaltar: controlar seu estoque com eficiência otimiza o trabalho da equipe comercial e pode gerar mais vendas. E é aí que entra o tão desejado aumento do lucro da companhia!

Fluxo de caixa

Assim como pode ajudar no controle de estoque, um sistema de automação comercial também é um importante instrumento para gerenciar o fluxo de caixa, controlando o quanto de dinheiro entra e sai da sua empresa. Esse mecanismo ajuda os gestores a entender onde estão concentrados os maiores gastos, se está havendo desperdício de dinheiro e quanto a empresa tem disponível para fazer novos investimentos, por exemplo.

Customização

Um software ERP tem a possibilidade de ser customizado de acordo com as necessidades do seu negócio. Ou seja, durante o processo de implantação, você terá a oportunidade de indicar os pontos que considera mais críticos para o seu varejo, acrescentando funcionalidades específicas para solucioná-los.

Nesse ponto, é importante que o varejista conduza a escolha dos recursos de automação comercial baseado nos serviços oferecidos pelo fornecedor, para que seu negócio esteja sempre próximo de alcançar os melhores resultados na utilização desses sistemas.

Os sistemas ERP apresentam diversos recursos que poderiam ser aproveitados no varejo, mas poucos deles são efetivamente utilizados no dia a dia dessas empresas. Dessa forma, ao contratar um software, procure por fornecedores que compreendam as necessidades de sua empresa e sejam capazes de orientá-lo para a aplicação das funcionalidades da forma mais eficiente possível. Mais do que tecnologia, é necessário observar o serviço oferecido pelo fornecedor do ERP.

Mobilidade

A mobilidade é uma das maiores exigências do novo mercado. Para uma gestão eficiente, é preciso ter informação atualizada a qualquer momento, de qualquer lugar. A automação comercial permite que você conte com essa funcionalidade, que facilitará a gestão da sua empresa, acompanhando simultaneamente todos os seus pontos de vendas.

Automatizar processos permite que colaboradores da empresa tenham acesso a dados importantes em qualquer lugar que estejam. Esse aspecto pode ser um grande auxílio para companhias que contam com profissionais atuando fora da empresa, como vendedores externos, por exemplo.

Apoio a promoções

A partir do controle de todas as informações e da confiabilidade desses dados, o varejista estará mais apto a analisar estratégias de vendas e a planejar promoções, uma vez que poderá identificar facilmente quais produtos são os mais vendidos e aqueles que estão “encalhados” no estoque.

Assim, podem ser estabelecidas novas estratégias de precificação, que impulsionem as vendas de produtos com pouca saída e, consequentemente, sejam amenizados prejuízos e perdas apresentadas por essas mercadorias.

Da mesma forma, o varejista poderá identificar mercadorias que têm preço muito abaixo do que é cobrado pelos concorrentes e reavaliar a precificação para que potencialize os ganhos com a venda desses produtos.

Regulação fiscal

Acompanhar as exigências fiscais muitas vezes é um grande desafio para as PMEs. Porém, com um software do tipo ERP, é possível eliminar essa barreira, visto que esse sistema já deve vir de acordo com a legislação reguladora vigente no momento. Como já mencionamos, essa é uma das mais importantes vantagens de um software de automação, que auxilia os gestores de uma empresa a gerenciar o pagamento de tributos, mostrando se os impostos estão sendo pagos de forma correta e dentro do prazo.

Dependendo das funcionalidades do sistema, é possível identificar, por exemplo, se a incidência de impostos sobre cada produto vendido ou comprado pela companhia está sendo feita de maneira correta, o que evita pagamentos desnecessários e auxilia a instituição a ficar em dia com o Fisco.

Além de assegurar controle sobre a emissão de cupons fiscais, o sistema ERP beneficia a empresa em toda a sua gestão financeira, já que engloba toda a sua estrutura. Dessa forma, com informações mais precisas, o varejista poderá fazer ajustes que evitem desperdícios e realizar cortes de gastos inadequados ao planejamento da empresa.

Porém, ao recorrer à automação comercial e utilizar softwares de gestão, o varejista poderá ir além de funcionalidades básicas como a emissão de cupons fiscais. Esses sistemas permitem que a empresa se adeque à legislação, mas, principalmente, otimize processos internos e alcance melhores resultados.

A automação comercial no seu varejo vai atuar como centralizadora das informações, juntando em uma mesma plataforma todos os dados referentes aos processos administrativos, operacionais e gerenciais da empresa.

Isso vai te oferecer uma visão mais ampla do seu negócio, proporcionando os meios de melhorar o desempenho da empresa.

Então, vale a pena investir em um sistema de automação comercial?

Se todos os benefícios apresentados ainda não convenceram você de que a automação comercial é um bom negócio para sua empresa, é hora de falarmos claramente os dois pilares de um sistema desse tipo: aumento de produtividade e redução de custos. Isso é, basicamente, o que qualquer instituição precisa para prestar serviço com qualidade, oferecer produtos que satisfaçam os clientes e, consequentemente, crescer!

Mas, lembre-se: buscar uma empresa especializada em softwares e sistemas de automação comercial é fundamental para que você invista na ferramenta certa, que realmente trará resultados para o seu negócio.

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