Ter um dia produtivo. É isso que todo mundo espera quando sai de casa para trabalhar, não é mesmo? Afinal, quando o assunto é trabalho, poucas coisas são tão satisfatórias quanto conseguir fazer tudo aquilo que estava programado e sair da empresa com a sensação de que o dever foi cumprido.

Mas, muitas vezes, esse desejo simples acaba se transformando em um desafio difícil de ser vencido: distrações na internet, falta de concentração, dificuldade em começar a fazer as atividades, desorganização. Tudo isso pode se transformar em uma bola de neve e acabar com o ritmo de trabalho de qualquer funcionário.

Para quem é gestor de uma companhia, então, a possibilidade de se encontrar em momentos nem um pouco produtivos é ainda maior: quando você menos espera, está resolvendo demandas que não são do seu setor e aquilo que deveria ser prioridade acaba sendo deixado de lado e entrando para uma longa lista de tarefas que devem ser feitas — só não é possível saber quando elas serão executadas.

Por mais que a tecnologia tenha dado passos largos e evoluído muito nos últimos anos, ainda não podemos contar com nenhuma invenção que garanta um dia produtivo. Mas algumas ferramentas para aumentar a produtividade podem ajudar, e muito, a solucionar esse problema e melhorar o seu rendimento durante o dia de trabalho.

Não importa se você é o tipo de pessoa que sempre acaba deixando todas as tarefas que devem ser feitas para mais tarde ou se sofre apenas de momentos de falta de produtividade: as 6 ferramentas que nós separamos no post de hoje podem ajudar a tornar o dia de qualquer pessoa mais eficaz e fazer com que o trabalho renda mais. Acompanhe!

1. Slack

Uma das melhores formas de aumentar a produtividade é ganhar tempo em atividades rotineiras e indispensáveis, como a comunicação interna entre os funcionários. O Slack é um software que funciona em aplicativos para celulares e em desktop e tem o objetivo de tornar a comunicação na empresa mais fácil e menos burocrática.

No lugar de e-mails, mande mensagens instantâneas. Assim, é possível ganhar tempo e evitar a superlotação da sua caixa de entrada para tratar de assuntos que podem ser resolvidos rapidamente. Essa ferramenta ainda permite a criação de grupos específicos, além da integração com o Google Calendar.

2. Zendesk

Deixar de trabalhar com e-mail é impossível no mundo de hoje, principalmente para quem precisar lidar com atendimento ao cliente — uma das etapas mais importantes em qualquer tipo de negócio. Essa plataforma multicanal ajuda a organizar melhor sua caixa de entrada e oferece chat online, integração com redes sociais e fluxo de organização de trabalho na resolução de tickets.

O resultado do uso do Zendesk é a simplificação dessas atividades e a melhoria da relação com os clientes, especialmente daqueles em que o contato não acontece de forma presencial.

3. Moosti

O Moosti tem como base uma técnica chamada de Pomodoro, um método conhecido de gerenciamento de tempo. O criador dessa técnica defende uma abordagem de tecnologia zero, usando apenas lápis, papel e um cronômetro. Mas a internet, claro, já trouxe o método para nossa realidade: agora é possível aplicar a metodologia por meio do site dessa ferramenta.

Ela funciona dividindo seu dia em períodos: para cada 25 minutos de foco total na tarefa a ser executada, a recompensa é um intervalo de até 5 minutos. Depois de terminar quatro ciclos completos — ou “pomodoros” —, é permitido um intervalo maior, de 15 minutos. Durante os “pomodoros”, porém, não é possível pausar: o objetivo é que o foco fique inteiramente na tarefa a ser cumprida.

4. StayFocused

Essa extensão gratuita para Google Chrome faz um ataque direto à raiz da sua improdutividade: se você se distrai facilmente com redes sociais, sites de notícia ou alguma outra página específica na internet, o StayFocused pode te ajudar.

Com essa ferramenta, é possível limitar o acesso às páginas que te atrapalham. Tudo é personalizável: qual site deve ser bloqueado, quanto tempo você pode navegar e durante quanto tempo ele vai ficar inacessível. Para quem precisa de medidas mais drásticas, o StayFocused é o mais recomendado.

5. Trello

O Trello se define como “uma maneira gratuita, flexível e visual de organizar tudo, com quem quiser”. Essa ferramenta está entre as mais populares quando o assunto é gestão de projetos. Ela permite o gerenciamento de tarefas por meio de listas e reúne tudo em uma única plataforma.

É possível organizar e-mails, planilhas, notas e fazer a administração do seu projeto com diversos colaboradores, tanto em desktop quanto em aplicativos para smartphones. Quando uma tarefa é completada, ela é retirada da lista, o que permite o acompanhamento efetivo do que realmente está sendo feito e do que está atrasado.

6. Zero Paper

Esse programa online gratuito ajuda a organizar a gestão financeira da sua companhia — uma dificuldade enfrentada principalmente por pequenas empresas, que contam com uma equipe mais enxuta e precisam de todo tipo de auxílio disponível. O objetivo é ganhar tempo em uma das etapas mais complicadas da gestão de um negócio: aquela que envolve números, prestação de contas e exige muita concentração.

O sistema do Zero Paper é considerado intuitivo e apresenta relatórios de fácil compreensão, o que permite o acompanhamento da situação financeira da sua companhia de maneira otimizada, liberando seu tempo para cumprir outras atividades.

É importante ressaltar que ninguém entende os gargalos de produção e o que atrapalha a produtividade da sua empresa como você. Por isso, uma opção é recorrer a um sistema personalizado, feito sob medida para atender as necessidades do seu negócio e garantir que todo o processo da sua companhia seja executado da melhor maneira possível. Uma equipe produtiva é uma equipe mais satisfeita e isso gera resultados em todas as áreas.

Gostou das dicas que apresentamos neste post? E você, quais ferramentas de gestão usa para espantar qualquer tipo de distração, manter o foco, otimizar o tempo e aumentar cada vez mais a produtividade entre os funcionários da sua empresa? Não deixe de compartilhar suas indicações com a gente nos comentários!