A contabilidade tem papel imprescindível na rotina de uma empresa. É preciso estar ciente disso e dar a devida importância, pois qualquer simples equívoco nesse setor pode gerar altos prejuízos patrimoniais. É por meio da contabilidade que o negócio tem controle sobre o valor das receitas, dos custos, das despesas, dos ativos e dos passivos, administra a rentabilidade e a lucratividade da organização e, portanto, realiza um bom planejamento tributário.

Para manter a saúde contábil de uma empresa, é preciso gerir vários fluxos — entre eles, a organização e o pagamento de tributos e de funcionários em datas precisas. Mas os brasileiros ainda têm dificuldades quando o assunto é otimizar a gestão fiscal dos negócios.

Dados do relatório do projeto Doing Business, financiado pelo Banco Mundial, divulgado em junho de 2017, mostram que qualquer empresa brasileira leva em média 12 vezes mais tempo do que uma empresa europeia para realizar a gestão tributária fiscal.

Enquanto no Brasil, as empresas gastam 2038 horas por ano para gerir tributos, a média do tempo gasto na América Latina é de 342,6 horas para gerir a contabilidade dos tributos e entregar informações ao Governo.

Considerando que a Receita Federal realiza anualmente várias alterações no que diz respeito à declaração de tributos e taxas, as empresas devem estar atentas para conseguir cumprir todas as exigências e os requisitos do Fisco.

Por isso, adotar novas tecnologias pode ser a solução para a melhoria da gestão fiscal do seu negócio. Veja alguns cuidados que sua empresa deve ter para organizar a rotina e melhorar esse processo tão fundamental no negócio.

1. Emissão da nota fiscal eletrônica

A correta emissão da nota fiscal eletrônica depende do preenchimento adequado de campos como o  Programa de Integração Social (PIS), o Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS) e o Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins). Esse processo está sujeito a erros e, hoje, é muito difícil uma empresa conseguir realizá-lo com excelência sem um sistema de automação.

Lembrando que a nota fiscal eletrônica faz parte de sistemas e de arquivos com extensão em XML e sua assinatura digital precisa de autorização da Secretaria de Fazenda do estado no qual sua empresa está localizada. Vale destacar ainda que o uso de um software vai evitar divergências entre a nota fiscal eletrônica e do Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE).

Isso vai contribuir para que a empresa não pague impostos desnecessários, não seja notificada por órgãos de fiscalização ou mesmo não precise pagar multas que podem chegar a 100% sobre o valor das notas. A automatização do processo de emissão da nota fiscal eletrônica por meio de um sistema de gestão contábil vai minimizar esse tipo de erro contábil.

2. Automatização do SPED Fiscal

Outro motivo importante para ter um software que facilite a gestão fiscal do seu negócio é a necessidade do pagamento informatizado da Receita Federal. O Sistema Público de Escrituração Digital, conhecido como SPED, foi criado pelo Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010).

Esse processo de escrituração da Receita desburocratizou e facilitou o pagamento de impostos, mas as empresas precisam adotar tecnologias para realizar de maneira correta e detalhada a contribuição ao Fisco. O SPED Fiscal é um arquivo digital capaz de armazenar as informações e os documentos referentes aos fiscos federal, estadual e municipal.

3. Organização de arquivos contábeis

A organização dos documentos contábeis de uma empresa é imprescindível porque tudo que é declarado pela contabilidade precisa ser provado e arquivado. Ter toda a documentação contábil em um arquivo digital, ou seja, armazenado em um software, evitará perdas, duplicidade ou omissão de lançamentos, divergência de valores ou mesmo de contas, impostos e taxas.

Manter tudo armazenado em uma plataforma tecnológica vai dispensar a necessidade de arquivos físicos e garantir a segurança da documentação contábil da empresa, bem como a facilidade dos processos de forma eletrônica.

4. Controle da agenda de pagamentos

A agenda de pagamentos da sua empresa precisa estar sempre em dia. Para acompanhar as datas de vários pagamentos, desde contas simples, tributos e folha de pagamento de funcionários, é preciso ter um sistema de contabilidade que seja capaz de integrar todos os lançamentos do mês com a escrituração fiscal e o controle patrimonial do negócio.

O uso de um software vai ajudar na organização dos lançamentos internos e externos da empresa, na geração de guias de pagamentos e principalmente nas omissões e nos atrasos de pagamentos, desde os simples até os mais importantes.

Isso evita prejuízos maiores para a empresa e só o uso de uma plataforma tecnológica poderá garantir o total cuidado com a organização das agendas.

5. Respeito às normas contábeis

Respeitar as normas contábeis vai garantir a homogeneidade dos processos da sua empresa. Para garantir essa uniformidade, é preciso ir ao encontro de seis princípios:

  • entidade;
  • continuidade;
  • oportunidade;
  • registro pelo valor original;
  • competência;
  • prudência.

A entidade reconhece o patrimônio como objeto da contabilidade e, a partir dele, é possível diferenciar o patrimônio particular do empresarial. O princípio da continuidade deve ser obedecido para demonstra que a empresa está seguindo as operações em direção ao futuro.

A norma contábil da oportunidade mostra o que deve ser feito de imediato em cada etapa do patrimônio, independentemente do que possa acontecer com os números da empresa.

O registro pelo valor original, como o próprio nome diz, dita que os componentes do patrimônio sejam lançados no valor exato da transação em moeda nacional. A competência tem o objetivo de decidir quando as mudanças patrimoniais vão aumentar ou diminuir o patrimônio líquido.

E, por fim, o princípio da prudência pressupõe certo grau de precaução, por parte do contador, no exercício dos julgamentos necessários às estimativas em possíveis condições de incerteza.

O uso de um software certamente ajudará no cumprimento desses princípios, impedindo a supervalorização de ativos, por exemplo — erro que afetaria o princípio da prudência, podendo gerar uma interpretação equivocada sobre o patrimônio da empresa, e consequentemente, levando a tomada de decisões prejudiciais ao negócio. O uso de um sistema eletrônico vai permitir ainda que a forma de calcular, de registrar e de analisar os fatos contábeis seja mais segura e ágil.

Se você precisa de um sistema contábil sob medida, mas ainda tem dúvidas de como escolher o melhor software para ajudar na gestão fiscal do seu negócio, assine a newsletter da SCE Sistemas e fique por dentro das soluções em automação.