Recorrer a sistemas de gestão é uma importante alternativa para otimizar o trabalho, agilizar processos, reduzir custos e aumentar a lucratividade de uma empresa. Mas como ser certeiro ao escolher um software de gestão? As opções no mercado oferecem muitos recursos, e identificar aquela que se adequará da melhor forma ao seu negócio não é simples.

Por meio de softwares de gestão, é possível emitir notas fiscais e fazer todo o controle financeiro, como fluxo de caixa, contas a pagar e contas a receber. Esses sistemas ainda auxiliam na análise de faturamentos, pagamentos, compras e vendas, controle de estoque com saídas e entradas de produtos.

Porém, é preciso identificar os motivos que o levam a contratar um software. Muitos recursos oferecidos podem não ser realmente úteis à realidade de sua empresa. Avaliar suporte e implantação pode levá-lo ao melhor sistema de gestão. Neste artigo, apresentaremos quais critérios devem ser levados em consideração ao realizar essa escolha.

1. Mais serviço e menos tecnologia

Quantas funcionalidades de um software serão realmente úteis para a sua empresa? Muitas opções do mercado apresentam diversos recursos, mas poucos são efetivamente utilizados no dia a dia de um negócio. Isso pode acontecer por duas razões: ou aqueles recursos não são realmente necessários para a empresa ou o usuário não sabe como usá-los.

Para que esses problemas não aconteçam, ao escolher um software de gestão, os serviços devem ser mais valorizados do que as funcionalidades e os recursos tecnológicos. E quando falamos em serviços, não deve ser considerado apenas o atendimento para a resolução de problemas técnicos.

Na contratação de um software de gestão, procure por fornecedores que sejam capazes de compreender as necessidades de sua empresa e orientá-lo para aplicar as funcionalidades da forma mais eficiente possível. Depois de contratar o software, como será o atendimento feito pelo fornecedor? Ele será capaz de assessorá-lo para extrair os melhores resultados desses recursos?

Além de considerar as funcionalidades do software, valorize o atendimento pós-venda. Pense, por exemplo, em bancos. Todos eles são capazes de emprestar dinheiro, mas ter um gerente que ofereça boa orientação para seus investimentos pode ser mais importante que o próprio banco.

No caso de softwares de gestão, o serviço oferecido deve orientá-lo para ir além das funcionalidades mais básicas, como a emissão de cupons fiscais. Os softwares são capazes de ajudá-lo a não só cumprir a legislação, mas otimizar processos internos e ter melhores resultados. Portanto, procure por fornecedores que entregarão uma implantação eficaz e que vão acompanhá-lo depois de realizarem a venda do sistema.

2. Proximidade com o fabricante

Para ter o atendimento ideal e um suporte eficiente depois de contratar o software, um critério importante a ser considerado é a proximidade com o fabricante desse sistema. Afinal, o responsável pela fabricação será o mais capacitado a ajudá-lo a extrair os melhores resultados das funcionalidades daquele software.

Fique atento ao que é ofertado pelos representantes autorizados por fabricantes a conduzir a comercialização de seus produtos. Ao realizarem uma venda de um sistema, é comum que eles não tenham conhecimento específico sobre o software que é ofertado. Assim, o que é vendido não corresponde àquilo que o sistema realmente oferece e a implantação será totalmente comprometida.

Procure, portanto, por alternativas que permitam o contato direto com o fabricante do sistema. Isso assegurará que você saiba exatamente os recursos do software de gestão que é contratado.

3. Flexibilidade

Além de estar atento à proximidade com o fabricante, é recomendável que a escolha de um software de gestão analise sua flexibilidade. Avalie a disponibilidade dos desenvolvedores em criar alternativas e se adaptar às necessidades de sua empresa.

Muitos sistemas de gestão são “duros” e não atendem o que o cliente precisa. Nesse ponto, a relação direta com o fabricante facilitará uma possível modificação no sistema e a solicitação por melhorias para atender às necessidades de seu negócio.

Um grande fornecedor de ERP poderá apresentar muitos recursos, mas nem sempre apresentará a flexibilidade para aprimorar o sistema e adaptá-lo à sua realidade. Caso não conte com essa flexibilidade, o caminho natural da empresa será o retorno ao uso de planilhas, uma vez que o software já não atenderá aquilo que necessita. Consequentemente, o controle dos processos será comprometido.

Mais uma vez, é necessário estar atento ao serviço que será fornecido quando for encerrada a implantação do sistema. É justamente nesse período que deverá haver flexibilidade, uma vez que serão iniciadas as melhorias nos processos de gestão e o ERP apresentará o retorno esperado pelo contratante.

O software de gestão é capaz de ser uma fonte de melhoria de processos e substituir investimentos em consultorias e máquinas mais sofisticadas, além de ajudar as empresas a padronizarem esses processos.

4. Custo-benefício

É evidente que o valor pago por um software deve caber dentro do orçamento da empresa, mas esse não deve ser um critério primordial. Essa escolha não deve ser encarada como um custo, mas como um investimento. No entanto, o principal é estar capacitado para usufruir dos recursos oferecidos.

Antes de se preocupar com o custo, procure analisar seu mercado, como atuam empresas com negócios similares ao seu. Alguns softwares serão mais úteis para quem trabalha com moda, enquanto outros são boas opções para livrarias, por exemplo.

Pesquisar e analisar quais softwares são utilizados por empresas como a sua é um bom termômetro para compreender se aquelas funcionalidades serão as mais adequadas ao seu negócio. O preço não é uma garantia de que você encontrará a melhor solução para sua demanda.

Um importante pontapé inicial para a escolha do software de gestão envolve a compreensão da realidade de sua empresa e as pretensões com aquele sistema. É imprescindível que essa escolha seja pautada pelos serviços oferecidos pelo fornecedor, para que seu negócio esteja sempre próximo de alcançar os melhores resultados na utilização desses sistemas.

Estar próximo, implantar, atender e suportar com eficiência são os grandes diferenciais de um sistema de gestão. As funcionalidades são importantes, mas serão realmente úteis somente se o serviço de implementação e de suporte for capaz de demonstrá-las e fazer com que o usuário faça bom proveito delas.

Sua empresa passa pelo momento de escolher um software de gestão? Entre em contato com a SCE Sistemas e saiba como um sistema de automação poderá ajudar a otimizar processos e trazer melhores resultados ao seu negócio.